あなたは、電話越しでの英会話、自信を持って行えますか？
相手の表情やジェスチャーが見て取れない、電話越しで聞こえずらいなどどいう理由から、始めはなかなか慣れないかもしれません。
グローバル化が進む中、オフィスに英語で電話があることも増えているのではないでしょうか。突然の電話に焦ることなく対応したいものですね。
そこで、今回は電話で活用できる基本フレーズをご紹介いたします。
挨拶と自己紹介
日本語と同じように、まずは挨拶から始まります。
電話を受ける側は、「Hello」や「Hi」でも構いませんがビジネスシーンでは時間によって挨拶を使い分けることが一般的です。
お昼12時までは「Good morning」 、それ以降は「Good afternoon」を用います。
また、相手の名前を知っている、または既に名乗ってもらっている場合は、「Good morning, 〇〇（名前）. How may I help you?（何かお手伝いできることはございますでしょうか。）」と言うことが一般的です。
電話をかける側は、自分の名前を名乗るのが一般的です。
Good morning, this is Ken from 〇〇. – おはようございます。〇〇（会社の名前）のKenです。
名前を名乗る時は 、「this is 」または「my name is」を用います。相手に会社名や部署名を相手に伝える際には、「from 会社名／部署名」となります。
担当者を呼び出してもらうフレーズ
電話をかけた際に、いつも希望している担当者が電話に出るとは限りませんよね。
話をしたい担当者や、部署につないでもらうときのフレーズは下記の通りです。
May I speak to Mr. Kato please?
加藤様とお話しさせて頂けますか？
I would like to speak to Mr. Sato from sales department please.
営業部の佐藤様とお話ししたいのです。
Can I speak to the head of the HR department?
人事部長とお話しさせて頂けますか？
ビシネスシーンでは、日本語同様、英語でもより丁寧な表現が好まれます。そのため、「Can I ～」の代わりに「May I ～」 、「I want to ～」の代わりに「I would like to～」など、より丁寧な言い回しを用いることを心掛けましょう。
電話の要件を伝える
日本語でも、「～の件についてお電話いたしました。」と相手に電話をした理由を伝えますよね。英語ではこれを表現する方法がいくつかあのでご紹介いたします。
I’m calling about + 名詞 、 I’m calling to+動詞 「～について電話をしている」
ask 人 about〜「人に、〜について伺う」
discuss「相談する」
それでは、以下例文を見てみましょう。
I’d like to ask you about the details of your new product.
御社の新製品について詳しくお伺いするため、電話させて頂きました。
I’m calling to arrange an appointment to discuss.
～についてご相談するためにご面談の調整をしたくご連絡差し上げました。
I’m calling about the new discount campaign I saw in the web site.
ウェブサイトで拝見した新しい割引キャンペーンの件でお電話させて頂きました。
担当者が不在の時
電話をかけた際に担当者が不在である場合、伝言をお願いしてみることもできます。
Could I leave a message?
伝言をお願いできますか？
Could you please tell him that I need to reschedule our meeting?
ミーティングの日時を変更しなくてはならない旨、お伝え頂けますか？
Please remind him/her that he/she has a meeting tomorrow.
明日ミーティングがあるとお伝え下さい。
電話を切るとき
電話を切る際にも、日本語と同じように丁寧に挨拶をして終話するのが一般的です。
ちなみに、相手が切電するまで待ってから自分が切電をする、という日本でのビジネスマナーはあまり海外では浸透していません。勿論それを知っていて実践している人も中にはいますが、あまり多くはないのでこれについては文化の違いだと思って、是非驚かないでくださいね。
Thank you very much. Have a good day.
本当にどうもありがとうございました。良い一日を。
I look forward to talking to you again.
またお話しできるのを楽しみにしています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、電話で活用できる基本フレーズをご紹介いたしました。グローバル化が今後より進んでいく中、電話越しであっても英会話を自信を持って行えるようになっておくと便利かもしれませんね。
