ビジネスのメールや文書を作成する際、効果的な表現を使うことは重要です。
日本語でも「別途添付ファイルをご参照ください」と言葉と情報を添えることがありますよね。”別添ファイルを参照”という表現を使うことで、ビジネスコミュニケーションをより効果的に行うことができます。今回は、「別添ファイルをご参照ください」という便利な表現について学んでみましょう。
“別添ファイルの参照”とは？
“別添ファイルの参照”とは、メールや文書で添付されたファイルを相手に目を通してほしい場合に使う表現です。ファイルに記載されている情報を重要視し、相手にその内容を確認してもらうことが目的です。
ビジネスメールで使われる”別添ファイルのご参照”の表現
以下は、ビジネスメールでよく使われる”添付をご参照ください”に関する表現です。
“Attached is the report you requested. Please refer to the attached file for further details.”
→ “お送りいたしますリポートを添付いたしました。詳細については添付ファイルをご参照ください。”
“I have enclosed the proposal document. Attached is the file for your review.”
→ “提案書を同封いたしました。ご確認のためのファイルを添付いたしました。”
“Please find attached the meeting agenda. Kindly refer to the attached file for the schedule.”
→ “会議の議題表を添付いたしました。スケジュールについては添付ファイルをご覧ください。”
使い方のポイント
- ファイル名や内容を簡潔に説明することで、相手が内容を把握しやすくなります。
- 相手にファイルを開くように促すために、”Please refer to”や”Please find attached”などのフレーズを使用します。
“別添ファイルの参照”の派生語彙
- Attached is: 「以下に添付されています」。ファイルがメールに添付されていることを伝える際に使います。
- Enclosed: 「同封されています」。郵便やパッケージに物が同封されていることを伝える際に使います。
- Herein: 「以下に記載されています」。文書やメール本文中で、直接情報を記載する際に使います。
- Included: 「含まれています」。文書やメールに含まれる情報やアイテムを指す際に使います。
- Referenced: 「参照されています」。他の文書や情報を参照する際に使います。
例文における派生語彙の使用例
“Attached is the sales report for the previous quarter. Please review it and provide your feedback.”
→ “先行する四半期の売上レポートを添付いたしました。ご確認の上、フィードバックをお願いいたします。”
“Enclosed you will find the contract documents for your signature.”
→ “同封されているのは、ご署名のための契約書類です。”
“Herein lies the detailed project proposal outlining our approach and timeline.”
→ “ここに、アプローチとタイムラインを概説した詳細なプロジェクト提案書があります。”
“Included in this email is the agenda for our upcoming meeting.”
→ “このメールには、今後の会議の議題が含まれています。”
“The referenced document contains the terms and conditions of the agreement.”
→ “参照されている文書には、契約の条件が記載されています。”
まとめ
ビジネスメールや文書で使われる表現は多様であり、適切な表現を使い分けることが重要です。
相手にファイルを開いて内容を確認してもらうために、適切なフレーズを使い、明確な指示を示しましょう。これらの表現を活用することでビジネス文書の作成をスムーズに行えるようになること間違いないです。是非この機会に覚えてみてはいかがでしょうか。
