英語でメールのやり取りをされる方も少なくないのではないでしょうか。
日本の企業とは異なり、海外企業ではメールの返信が来るまでに時間がかかったり、忘れられてしまっていたり･･･なんていうことも少なくありません。
日本でも、最近ではグローバル化が進みビジネスシーンでも英語を使う機会は増えてきています。
期限までに返事がない、仕事が間に合わないなどということのないよう失礼のない催促メールを送れるようになっておくと、いざという時に焦ることなく対応できるかもしれませんね。
今回は、催促メールで活用できるフレーズについてご紹介いたします。
催促する前に確認
まず、相手先との時差がある場合があるので、その場合はしっかりと確認しておきましょう。
例えば、日本とアメリカのロサンゼルスとの時差は17時間、ニューヨークは14時間、イギリス・ロンドンは9時間あります。
相手方の配慮として、時差を考慮してメールを送信したり、返信の期日を設けたりすることを是非お忘れなく。
以下では、具体的な催促メールの中身についてご紹介いたします。
件名
催促する場合のメールの件名には、「Reminder」と入れるようにしましょう。これで、「再度ご確認お願いいたします。」というニュアンスになります。
「Reminder」だけでは何についての確認依頼であるか分かりにくいので、前回送ったメールの件名の前に「Reminder」を付け加える、または依頼事項の前に付け加えるようにしましょう。そうすることで、件名だけで何についての催促であるか相手に伝えやすくなります。
例：Reminder: Please Provide Our Company With Feedback On Your Experience
※件名の場合、各単語の最初のアルファベットを大文字にします。
返信を促す文章
If you haven’t already, please take a moment to read the following message.
If you have, thank you.
以下のメッセージを、もしまだ読んでいないのでしたら、どうかお時間をいただければと思います。
すでにお読みでしたら、ありがとうございます。
《以前送った内容を引用》
This is to remind you that we have not received your response about the email below.
念のため、下記メールの返信をいただいていないことをご連絡いたします。
《以前送った内容を引用》
Your immediate response is highly appreciated.
早急に返答いただけると大変ありがたいです。
《以前送った内容を引用》
メールが届いているかどうかの確認
そもそも以前に送ったメールを確認してもらえているのか不安･･･そんな時にも使えるのがこちらです。
Just wondering if you have received my previous message.
前回のメールは届いていますか？
《以前送った内容を引用》
I was wondering if you have had checked the email below.
下記メールをお読みいただけたでしょうか？
《以前送った内容を引用》
期限を設ける場合
Please respond by this Friday.
今週の金曜日までにお返事をください。
I would appreciate it if you could give us your reply by November 5th.
11月5日までにお返事いただけると幸いです。
返信をお願いする理由を示す
I need your information in order to complete our report.
レポートを作成するために、あなたの情報が必要です。
I need to submit it to the customer by November 5th.
11月5日までにお客さまに提出しなければいけません。
We cannot move forward without your reply.
お返事をいただけないと進めません。
We cannot proceed anything at the moment.
現在、全プロセスが止まってしまっております。
メールの最後に添える文
If you have already responded the e-mail, please disregard this message.
メールを既に返信済みでしたら、このメッセージを無視してください。
催促メールで使える前置き表現
日本語でも、人に何かをお願いするときには丁寧な表現を用いますよね。英語でも同様で、便利で超頻出のフレーズがあります。
Sorry to bother you, but ～.
お忙しいところすみませんが、～。
I apologize for the urgency, but ～.
お急ぎ立てしてすみませんが、～。
I understand that you have a heavy schedule, but ～.
とても忙しいのは理解していますが、～。
それでは、以下のサンプル催促メールを確認してみましょう。
Dear Michael,
This is just to remind you that I haven’t received your response to my e-mail I sent you on November 5th.
I was wondering if you have had checked the email below.
Since your reply is necessary for me to revise your contract, I’d appreciate it very much if you could reply to me by November 10th.
If you have any questions or concerns, please let me know.
Best regards,
SPTR TARO
ミシェル様
本メールは私が11月5日に送信しましたメールに対する返信をいただいていないということを念のためにお知らせするものです。
私のメールが届いていないのかと危惧しております。
ミシェル様の返信は私が契約書を修正するのに必要なものでございますので、11月10日までに返事がいただけますと大変ありがたく存じます。
ご質問や気になる点がございましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
スパトレ太郎
まとめ
いかがでしたでしょうか？催促メールを送付する際は、英語の場合でも丁寧な表現を使用するように心がけましょう。
今回の表現をうまく活用できるようになっておくことで、相手からの返信がしばらくない場合も焦ることなく対応できるようになるかもしれませんね。
